Udgangspunktet
Businesspark Mors er et erhvervsfællesskab i Nykøbing Mors, hvor en række virksomheder har kontor under samme tag. De deler fire lokaler: tre mødelokaler og en stor sal.
Når mange deler de samme lokaler, opstår de samme spørgsmål igen og igen. Er lokalet ledigt nu? Har nogen allerede booket det i morgen? Man endte med at gå ned ad gangen for at kigge, og to møder kunne lande i samme lokale.
Lokalerne havde allerede hver sin kalender i Outlook, og virksomhederne bruger Microsoft 365 i hverdagen. Løsningen skulle passe ind i det, så ingen skulle lære et helt nyt system.
Vi har selv kontor i Businessparken, så vi kendte problemet fra vores egen hverdag.
Det byggede vi
- Booking på få sekunder. Man vælger lokale, dag og tidspunkt i en kalender, der viser alle fire lokaler side om side. Faste møder kan gentages hver uge eller hver anden uge.
- Alt ligger i Outlook. En booking lander automatisk i lokalets Outlook-kalender. Booker man i stedet lokalet fra sin egen Outlook, dukker det også op i portalen. Portalen tjekker, om tiden er ledig, før den booker, så to møder ikke lander i samme lokale.
- En skærm ved indgangen. Skærmen viser dagens bookinger for hvert lokale, og om det er ledigt eller optaget lige nu. Den opdaterer sig selv med det samme, når nogen booker. Den viser også klokken, vejret og lokale nyheder.
- Private møder forbliver private. Er et møde markeret som privat i Outlook, viser skærmen kun navnet på den, der har booket, ikke hvad mødet handler om.
- Adgang kun for Businessparkens folk. Man logger ind med en kode på mail, uden adgangskode. Nye brugere bliver inviteret, eller de kan bede om adgang, som en administrator godkender.
- Kan bruges på telefonen. Portalen kan lægges på hjemmeskærmen som en app, så man kan booke et lokale på vej ind ad døren.
- Styring af skærmen. Businessparken kan selv vælge, hvordan skærmen ser ud, og lægge et diasshow med billeder og video ind på bestemte tidspunkter.
Resultatet
Alle i Businessparken har nu det samme opdaterede overblik over lokalerne, uanset om de kigger i portalen, i Outlook eller på skærmen i gangen. Og ingen skal længere gå ned og tjekke, om lokalet er ledigt.
Brug for noget lignende?
Har din virksomhed, dit kontorfællesskab eller din forening brug for en bookingløsning, der passer ind i de værktøjer, I allerede bruger? Så skriv til os, så tager vi en uforpligtende snak.
